Рекомендации по получению государственной услуги по истребованию личных документов с территории
иностранных государств
Государственная услуга по истребованию личных документов, составленных компетентными органами иностранных государств, с территории этих государств – предоставляется Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Бурятия (далее – Управление), в рамках международной правовой помощи на основании Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22 января 1993 г. и других международных актах, в том числе двусторонних договоров Российской Федерации.
Заявителем при истребовании документов с территории иностранного государства могут выступать российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства, в отношении которых компетентными органами составлен документ, либо иное лицо, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации имеет на это право.
Предоставление данной услуги Управлением осуществляется в соответствии с Административным регламентом Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов, утвержденным приказом МИД России № 10489, Минюста России № 124 от 29.06.2012 (далее – Административный регламент), который устанавливает состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур.
Несмотря на урегулированный порядок предоставления государственной услуги, ежегодно заявителями допускаются следующие типичные ошибки при оформлении запросов по истребованию документа с территории иностранного государства:
- заявление об истребовании документа с территории иностранного государства (далее – заявление) не соответствует форме, установленной приложением № 5 к Административному регламенту, то есть заявление составлено в произвольной форме;
- отсутствие сведений об изменении фамилии, имени и (или) отчества, а также отсутствие копий свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, подтверждающих такие изменения;
- не соблюдается последовательность заполнения даты рождения лица, чей документ истребуется;
- при истребовании документа о стаже работы и/или заработной плате заявителями не указывается адрес организации;
- не прикладываются копии документов, подтверждающих стаж работы, место работы, которые могут ускорить или облегчить поиск сведений и представление истребуемого документа.
В связи с указанным, Управлением разработаны рекомендации по заполнению заявления об истребовании документа с территории иностранного государства и порядку предоставления государственной услуги.
Заявление по истребованию документа с территории иностранного государства заполняется строго по форме, установленной приложением № 5 к Административному регламенту. При этом, рекомендуется заполнять заявление с помощью компьютерной или машинописной техники без сокращений слов и исправлений, при отсутствии такой возможности – разборчивым почерком, печатными буквами.
Заявление заполняется на каждый запрашиваемый документ отдельно, например, если необходимы справки, подтверждающие трудовой стаж и размер заработной платы с разных организаций, то заявление заполняется на каждую организацию отдельно.
Фамилия, имя и отчество лица, чей документ истребуется указывается на русском и иностранном языках, как они писались за границей, а также указываются сведения об их изменении, в случае если в истребуемом документе указана добрачная фамилия лица.
Дата рождения лица, чей документ истребуется указывается в строгой последовательности – год, месяц, число. Место рождения указывается в соответствии с документом, удостоверяющим личность
При истребовании документа с территории иностранного государства необходимо подробно описать организацию, у которой истребуется документ, указав ее наименование на русском и иностранном языках:
- при истребовании документа об образовании - указывается наименование и адрес образовательного учреждения, дата поступления и окончания обучения;
- при истребовании документа о стаже работы и/или заработной плате - наименование и адрес организации; период работы и должность. Если трудовая деятельность осуществлялась у частных лиц, то обязательно указывается фамилия, имя, отчество и адрес работодателя;
- при истребовании документа о пенсии в иностранном государстве – в заявлении необходимо отразить дату, основание назначения пенсии и наименование организации, назначившей пенсию, а также дату и наименование организации, выплачивающей пенсию в последнее время.
Точный адрес места жительства лица, чей документ истребуется указывается на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства, при этом, если лицо временно или постоянно зарегистрировано в одном месте, но фактически проживает в другом, то указывается место его фактического проживания. Также необходимо указать контактный номер телефона для уточнения информации, указанной в заявлении.
Кроме того, для облегчения поиска сведений и представление истребуемого документа к заявлению необходимо прилагать копию паспорта, или иного документа, удостоверяющего личность заявителя, а также копии документов, подтверждающих стаж и место работы, размер заработной платы, например, таких как: копия трудовой книжки, военного билета, копии справок о трудовом стаже и размере заработной платы, полученных заявителем самостоятельно. При этом к заявлению прикладывается только титульный лист такого документа и страницы, подтверждающие конкретный период трудовой деятельности в организации, период прохождения обучения или период прохождения военной службы.
В случае изменения фамилии, имени и отчества лица, чей документ истребуется необходимо приложить копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, подтверждающих такое изменение.
За истребование документа с территории иностранного государства в соответствии с пп. 52 п. 1 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации, уплачивается государственная пошлина в размере 350 рублей за каждый документ. Государственная пошлина уплачивается заявителем при обращении в территориальный орган Минюста России, до подачи заявления. Информация о реквизитах и порядке уплаты государственной пошлины размещена на официальном сайте Управления: http://to04.minjust.gov.ru, в разделе «Международная правовая помощь».
Необходимо отметить, что международными договорами не установлены сроки исполнения запросов о правовой помощи и Минюст России не вправе вмешиваться в деятельность компетентных органов иностранных государств. В соответствии с п. 14 Административного регламента, при истребовании документов с территории иностранного государства, с учетом обращения в компетентные органы иностранного государства, не должен превышать 6-ти месяцев со дня регистрации заявления. Однако по сложившейся практике наблюдается длительное исполнение запросов об истребовании документов компетентными органами Азербайджанской Республики, Республики Узбекистан, Республики Казахстан.
Подробную информацию по вопросам предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории иностранного государства Вы можете получить у специалистов отдела по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата, государственной регистрации актов гражданского состояния Управления Минюста России по Республике Бурятия по телефону: 8 (3012) 37-17-11, 37-17-12.